Quali strumenti scegliere per tenere legato il team da remoto? 

Lavorare non in presenza, ossia in regime di smart working, appare a molti complicato per via della scarsa conoscenza che si ha delle tecnologie e degli strumenti esistenti e della diffidenza che si nutre verso di essi. Oltre  a ciò, i processi di digitalizzazione ed evoluzione tecnologica nelle aziende italiane, specialmente nelle piccole e medie imprese, vanno a rilento anche a causa di una scarsa diffusione della cultura digitale; ed è proprio questo gap culturale, unitamente alla scarsa fiducia che le imprese italiane hanno nelle potenzialità delle nuove tecnologie, che non spinge gli imprenditori ad investire nel digital. Eppure questi processi hanno innovato e continuano ad innovare i sistemi comunicativi, produttivi e di marketing delle aziende che li attuano. Perciò, nonostante ci siano anche altre cause che determinano scarsi livelli di investimenti nell’implementazione della tecnologia (la poca diffusione della banda larga, la necessità di ingenti investimenti economici per sostenere questo genere di processi, una burocrazia e una normativa molto complesse), sembra proprio la mancanza di cultura digitale il fattore principale della non innovazione nelle PMI italiane. Basti pensare che tra il 2013 e il 2017 gli investimenti che le aziende italiane hanno sostenuto in ambito tecnologico corrispondono all’8,6% del totale degli investimenti effettuati annualmente, un valore molto più basso rispetto a quello di altri Paesi europei come Germania, Francia e Spagna. Oltre il 63% delle imprese italiane infatti si è dimostrata indifferente ai processi di cui sopra; soltanto il 9,7% del totale è invece risultato sensibile alla digitalizzazione.

Con queste premesse è ovvio che per le imprese che intendono implementare un piano di smart working è prioritario e fondamentale ripensare innanzitutto la propria strategia, a partire dai valori che si vogliono trasmettere, prima ai dipendenti e poi ai clienti; solo infatti favorendo e sostenendo la condivisione interna degli obiettivi aziendali e in – formando i propri dipendenti sulle nuove modalità di lavoro e tecnologie  si possono creare le condizioni ottimali per trasformare il modo di lavorare dell’organizzazione stessa. A partire da ciò si può quindi arrivare ad un piano di tecnologizzazione e digitalizzazione delle aziende, grazie al quale i processi aziendali diventano trasversali, ossia gestibili sia da più persone che su piani, o meglio piattaforme, diversi – nonché contemporaneamente; non più quindi a compartimenti stagni. L’adozione di tecnologie e strumenti che agevolano la condivisione delle informazioni porta poi naturalmente i lavoratori alla ricerca e creazione di nuove connessioni, grazie alle quali si può gestire in maniera condivisa i processi aziendali e favorire l’evoluzione del proprio business.

Il primo strumento trasversale che può essere introdotto per favorire lo smart working e, allo stesso tempo, mantenere il legame interno al team di lavoro è un cloud aziendale, ossia un vero e proprio archivio online che contenga tutti i documenti, file etc con cui si lavora. Questo sistema è molto utile in quanto vi si può accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi posto, basta un device adeguato e una buona connessione Wi – Fi; gli utilizzatori possono anche modificare e lavorare direttamente online sui file, che sono facilmente condivisibili nonché protetti. Questa strategia è anche ottimale da un punto di vista ecologico, in quanto permette di eliminare buona parte della documentazione cartacea che solitamente rimane archiviata per lungo tempo inutilmente, ed anche economico – molti sistemi di online storage sono gratuiti.

Il secondo strumento molto utile per favorire lo smart working facendo al tempo stesso rimanere allineati i colleghi è Google Calendar, o comunque qualsiasi sistema di calendarizzazione online; grazie a questi ultimi, tutti i membri di un team/azienda possono pianificare i propri impegni – addirittura personalizzandoli così da non generare confusione – e tenere traccia di ciò che si ha in programma, sia per se stessi che per gli altri. Questo strumento è molto utile nella gestione degli impegni e dei flussi lavorativi, in quanto permette di pianificare accuratamente ciò che si deve fare evitando di concentrare in un unico periodo e/o su di un’unica persona troppe scadenze.

Sincronizzabile a questi sistemi e complementare ad essi, uno strumento assai utile è Trello, un software gestionale online che si può usare per pianificare e gestire il lavoro, sulla base del metodo kanban. Questo sistema, come anche diversi altri ad esso simili, consente a chi lo usa di avere davanti a sé in ogni momento una fotografia sempre aggiornata di tutti i flussi produttivi dell’azienda, dalla loro pianificazione alla realizzazione, e anche di chi vi lavora; questo è ottimale per quanti lavorano in regime di smart working, perché permette a tutti di essere sempre al corrente del lavoro svolto dai colleghi e di gestire al meglio i progetti in corso.

Oltre a questi strumenti operativi, molto utili per favorire la coesione da remoto sono i sistemi di messaggistica istantanea sviluppati appositamente per  i lavoratori. Ve ne sono molti (Slack, Rocket.chat, Hipchat ), pensati per favorire la condivisione veloce di informazioni, file e dati utili per il lavoro; insomma, per  ricreare un vero e proprio ufficio virtuale. Altri sistemi di comunicazione utili per scambiarsi informazioni in diretta sono Hangout, Skype, Zoom e tutte quelle tecnologie VoIP grazie alle quali si  condividere quanto serve per lavoro, ma anche perché mantengono vive le interazioni tra persone e riducono la minaccia sempre in agguato per i lavoratori smart di sentirsi alienati o, peggio ancora, abbandonati a se stessi quando possono lavorare da remoto.

In conclusione:

  • Prima ancora di implementare sistemi e tecnologie che tengano legate le persone quando si decide di lavorare da remoto, è importante che l’azienda intera riveda la propria strategia, vision e mission;
  • Lo smart working richiede un cambio radicale del proprio paradigma culturale, che si traduca in soluzioni operative per migliorare ed aumentare il grado di digitalizzazione e tecnologizzazione delle imprese;
  • Esistono tantissimi strumenti per aiutare quanti lavorano in smart working a rimanere uniti nonostante la distanza fisica e a lavorare in maniera efficace ed efficiente; eppure in Italia sono ancora poche le realtà che attuano queste pratiche, perché l’ignoranza e la diffidenza verso questi sistemi è più forte della fiducia nelle potenzialità e competenze delle persone, anche di quelle apparentemente più lontane dal mondo digitale!

 

Grazie per l’attenzione,

Alessandro De Chellis

 

Photo by Kentaro Toma on Unsplash

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